De Notarisbox is een handige en veilige oplossing om documenten te versturen, documenten op te vragen en informatieverzoeken te sturen naar relaties.
Relatiekaart
- Controleer of de relatiekaarten voorzien zijn van een e-mailadres en/of telefoonnummer.
- Kies of het e-mailadres of telefoonnummer gebruikt wordt voor de verificatiecode van de Notarisbox. De gebruiker ontvangt de code op het gekozen platform om in te loggen.
Een e-mail aanmaken voor de Notarisbox
Als je dit hebt gecontroleerd, ga je naar het dossier en klik je op + Aanmaken. Hier kies je voor het aanmaken van een e-mail en informatieverzoek. Vervolgens selecteer je het gewenste e-mailsjabloon.
Geadresseerden selecteren
Als geadresseerden kan je alleen een geldige Notarisbox link sturen naar relaties die gekoppeld zijn aan het dossier. Dit voorkomt dat je per ongeluk de verkeerde relatie kiest. Let erop dat je niet je eigen mailadres selecteert in de adressering. Je kan relaties ook in de CC of BCC zetten zodat ze mee kunnen lezen, echter kunnen ze niet in de Notarisbox zelf komen.
Meerdere mails tegelijkertijd versturen
Wil je meerdere e-mails tegelijk versturen? Selecteer dan in het veld Aan meerdere personen door ze aan te klikken in de lijst met gekoppelde relaties.
Informatieverzoeken (vragenlijsten) versturen
Om een informatieverzoek (vragenlijst) te versturen klik je op de Notarisbox knop in je e-mail en selecteer je 'informatieverzoeken'. 
De getoonde informatieverzoek(en) kan je terugvinden in Kantoorbeheer ➡ Documentmodellen ➡ informatieverzoeken
Als download klaarzetten
Wil je bijvoorbeeld een conceptakte versturen, dan kan je deze onder de Notarisbox uploaden. Dit document kan je zowel uit het dossier selecteren, als vanaf je computer. Het gedeelde document ziet de relatie terug in de Notarisbox. Lees hier meer over verstuurde conceptaktes.
Onderaan de mail zie je vervolgens je geselecteerde document(en).
Documentverzoek klaarzetten
Een documentverzoek klaarzetten houdt in dat je de relatie verzoekt het benodigde document toe te sturen. Je kan hier bijvoorbeeld vragen om een scan of foto van een identiteitsbewijs of akte.
Het uploadverzoek komt vervolgens onderaan je mail te staan. Vervolgens kun je kiezen uit bestaande uploadverzoeken van je kantoor. Klik op het plusje om een documentverzoek toe te voegen en geef het verzoek een passende naam.
Indien je uploadverzoek er niet tussen staat, kan je deze toevoegen in Kantoorbeheer. Hoe je dat moet doen lees je hier.
In de Notarisbox
Na het klaarmaken en versturen van je e-mail, ontvangt de relatie een uitnodiging voor de Notarisbox via de mail. De relatie kan op de blauwe link 'toegang tot Notarisbox' klikken en komt vervolgens in dit scherm terecht: 
Eenmalige code
De eenmalige code die na het invullen van het mailadres nodig is, verschijnt op het platform dat in de relatiekaart is gekozen: op de telefoon of via de e-mail. 
Ontvangen
In het eerste tabblad in de Notarisbox zijn de verstuurde downloads te zien, bijvoorbeeld een conceptakte. 
Versturen
In het tweede tabblad treft de relatie de opgevraagde uploadverzoeken aan.
Informatieverzoeken
In het derde tabblad staan de informatieverzoeken/vragenlijsten die de relatie kan invullen. 
- Waar je de gedeelde documenten terug kan vinden in je dossier, lees je hier.
- Alles over de configuratie van de Notarisbox (bijvoorbeeld het instellen van herinneringen), lees je in dit artikel.
FAQ
Klik hier voor het artikel over veelgestelde vragen over de Notarisbox.