Het volledig maken van een dossier voor rechtsgebied onroerend goed gaat als volgt in Nobilex.
Maak een dossier aan
Klik links op ‘Dossiers’ en vervolgens rechts op de groene knop ‘Dossier aanmaken’.
Vul je dossiernaam in, kies de juiste vestiging en selecteer het rechtsgebied ‘Onroerend Goed’.
Zodra je dit rechtsgebied hebt gekozen, worden automatisch passende dossiersoorten gegenereerd. Deze dossiersoorten bevatten standaard zaaksoorten zoals levering of hypotheek. Als deze gekoppeld zijn, worden ze automatisch toegevoegd. Selecteer de zaaksoorten die relevant zijn voor de akten die je gaat opstellen.
Je kunt een verantwoordelijke notaris selecteren, maar kan ook later worden toegevoegd. De behandelaar is de medewerker die het dossier inhoudelijk gaat behandelen. De personen die bij Medewerker worden ingevuld krijgen notificaties te zien over het dossier. 
Wanneer alle relevante velden zijn ingevuld, klik je op ‘Dossier aanmaken’.
Partijen koppelen
Om partijen te koppelen, klik je op het potloodicoon rechts van de zaak.
In het Algemene tabblad kun je relaties en objecten koppelen. Je kunt hier ook de naam van de zaak wijzigen via het veld ‘Omschrijving’.
Als de gewenste hoedanigheid nog niet beschikbaar is, klik je op de blauwe link ‘Betrokkene toevoegen’. Selecteer de juiste hoedanigheid en koppel de bijbehorende relatie.
💡Als een relatie nog niet bestaat in Nobilex, kun je deze eerst aanmaken. Hoe dat werkt, lees je hier.
Ook andere betrokkenen zoals de bank, hypotheekverstrekker, makelaar of gevolmachtigde kunnen hier worden gekoppeld. Vul bij ‘Bank’ de naam van de bank in.
In dit scherm voeg je ook de kadastrale objecten toe. Klik op ‘Kadastraal Object toevoegen’ en typ het object in als het al bestaat in Nobilex. Als het object nog niet is aangemaakt, kun je hier lezen hoe je dit kan doen.
Vergeet niet om aan te vinken of het om een overbruggingshypotheek gaat wanneer je deze optie ziet staan in je zaak.
Akte tabblad in de zaak
In het tabblad ‘Akte’ geef je aan wie de protocolhouder is en wie de akte tekent. Als de protocolhouder al op dossierniveau is ingevuld, wordt dit vaak automatisch overgenomen in de zaak. Vul hier ook de aktedatum in, deze is belangrijk voor het opstellen van de akte.
Hypotheek tabblad
In het tabblad ‘Hypotheek’ vul je de gegevens in over de geldlening en de hypothecaire inschrijving. Het onderpand voeg je toe in het veld van de hypothecaire inschrijving. Hier geef je ook de rangorde aan, vink je het kadastrale object aan en licht je toe om wat voor soort vastgoed het gaat. Deze gegevens worden gebruikt bij het genereren van de akte.
💡Let op: het tabblad Hypotheek moet volledig zijn ingevuld in je zaak voordat je een hypotheekakte kunt maken.
Akten aanmaken
Om een hypotheekakte aan te maken, klik je bovenin het dossier op ‘Aanmaken’ en vervolgens op ‘Document’. In het volgende scherm kies je het gewenste hypotheekmodel. Als je alleen KIK-modellen wilt zien, zet je het schuifje ‘Alleen KIK’ aan.
Na het selecteren van het model en nadat je op aanmaken hebt geklikt, kom je in het aktebouwer-scherm. Hier selecteer je de gevolmachtigden en de kantoormedewerkers.
💡Let op: bij KIK-akten is het belangrijk dat de hoedanigheden ‘Hypotheekgever’ en ‘Bank’ worden gebruikt.