Met de Outlook-agenda synchronisatie kun je afspraken uit een dossier automatisch laten toevoegen aan een gedeelde Outlook-agenda. Hierdoor hoef je afspraken niet meer handmatig in zowel Nobilex als Outlook in te voeren.
Welke afspraken kunnen worden gesynchroniseerd?
Binnen een dossier kun je verschillende afspraken vastleggen:
- 1x datum bespreking: Een nieuw veld voor de eerste afspraak in het dossier.
- 1x plandatum: Het bestaande veld voor de passeerafspraak.
- 3x extra afspraak: Je kunt tot maximaal drie extra afspraakmomenten toevoegen en synchroniseren.
Voor elke afspraak kun je een datum, starttijd en eindtijd invullen. Zodra deze gegevens zijn opgeslagen, wordt de afspraak automatisch gesynchroniseerd met Outlook.
Hoe werkt de synchronisatie?
De synchronisatie werkt één richting op: van Nobilex naar Outlook. Nobilex is hierbij altijd leidend.
Dat betekent:
- Maak je een afspraak aan in Nobilex, dan wordt deze automatisch in Outlook aangemaakt.
- Wijzig je de datum of tijd in Nobilex, dan wordt de Outlook-afspraak bijgewerkt.
- Verwijder je de afspraak in Nobilex, dan wordt deze ook uit Outlook verwijderd.
Afspraken die via de koppeling zijn aangemaakt krijgen automatisch een herkenbare naam met het dossiernummer, de dossiernaam en het type afspraak.
Medewerkers toevoegen aan een afspraak
Bij het plannen van een afspraak kun je direct medewerkers selecteren, zoals de notaris, behandelaar of andere betrokken collega's.
Deze medewerkers worden automatisch toegevoegd als genodigden aan de Outlook-afspraak.
Synchronisatiestatus bekijken
Naast iedere afspraak zie je een synchronisatie-icoon waarmee je de status kunt controleren.
Mogelijke statussen zijn:
✅ Gesynchroniseerd
⚠️ Niet gesynchroniseerd
❌ Synchronisatie mislukt
Door op het icoon te klikken kun je aanvullende informatie bekijken, zoals de datum van de laatste succesvolle synchronisatie en welke gebruiker deze heeft uitgevoerd.
Belangrijk om te weten
Start- en eindtijd zijn verplicht
Een afspraak kan alleen worden gesynchroniseerd wanneer zowel een datum als een start- en eindtijd zijn ingevuld.
Afspraken in het verleden
Afspraken die in het verleden liggen worden niet gesynchroniseerd naar Outlook.
Nobilex is leidend
Wijzigingen die rechtstreeks in Outlook worden gedaan, worden niet teruggeschreven naar Nobilex. Voer wijzigingen daarom altijd in Nobilex door.
Hoe schakel ik de Outlook-synchronisatie in?
De Outlook-koppeling wordt centraal ingesteld door een beheerder.
Ga naar:
Kantoorbeheer → Configuratie → Synchroniseer afspraken → Bewerken
Selecteer vervolgens de gewenste vestiging, schakel de synchronisatie in en vul het e-mailadres van de gedeelde Outlook-agenda in.
💡Let op: voor deze instelling zijn beheerdersrechten vereist. Daarnaast moet er een gedeelde Outlook-mailbox met agenda beschikbaar zijn binnen jullie Microsoft 365-omgeving.
FAQ
Waarom wordt mijn afspraak niet gesynchroniseerd?Controleer of:
- de afspraak een datum heeft;
- een start- én eindtijd zijn ingevuld;
- de afspraak niet in het verleden ligt;
- de synchronisatiestatus geen foutmelding toont.
Hoe veel afspraken kun je synchroniseren?
Je kunt in totaal 5 verschillende afspraken per dossier synchroniseren met de Outlook-agenda.